Facture impayée entre professionnels : les démarches pour obtenir le paiement

Pour obtenir le paiement d’une facture impayée entre professionnels, vérifiez l’échéance, réunissez les preuves de la commande et de son exécution, puis engagez des relances traçables. Si le paiement reste bloqué, formalisez votre demande par une mise en demeure, recherchez une solution amiable encadrée et faites évaluer, en dernier ressort, l’opportunité d’un recours judiciaire.

Vérifier que la facture impayée est bien exigible

Une facture non réglée n’est pas nécessairement en retard. Avant de contacter votre client, rapprochez la facture du contrat, des conditions de paiement acceptées et des éventuels règlements déjà reçus.

Contrôler l’échéance et les délais de paiement applicables

L’article L441-10 du Code de commerce encadre les délais de paiement entre professionnels. Dans le régime général :

• Sans disposition contraire convenue entre les parties, le règlement intervient au plus tard le trentième jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation demandée.
• Le délai convenu ne peut normalement pas dépasser soixante jours après la date d’émission de la facture.
• Un délai maximal de quarante-cinq jours fin de mois peut être convenu, à condition d’être expressément prévu par contrat et de ne pas constituer un abus manifeste à l’égard du créancier.

Des règles particulières existent, notamment pour les factures périodiques et certains secteurs relevant de l’article L441-11 du Code de commerce. Le plafond général ne doit donc pas être appliqué sans vérifier votre activité et la nature de l’opération.

Pour sécuriser ce contrôle, consultez notre ressource sur les délais de paiement entre entreprises.

Écarter les anomalies administratives

Vérifiez notamment :

• L’identité exacte de l’entreprise débitrice et l’entité effectivement cliente.
• Le numéro de facture, son montant et ses coordonnées de règlement.
• La transmission au bon contact ou sur le portail convenu.
• L’existence d’un acompte, d’un avoir ou d’un paiement partiel.
• La cohérence entre la date d’échéance, le contrat et les conditions de paiement.

Une facture déposée au mauvais endroit peut expliquer un blocage administratif, sans justifier automatiquement un report de l’échéance. Corrigez l’anomalie et conservez la trace de sa résolution.

Constituer un dossier de preuve avant les relances

Le dossier doit permettre de comprendre qui doit payer, pour quelle opération, quel montant et depuis quand. Une facture établie par votre entreprise ne suffit pas toujours, à elle seule, à établir l’ensemble de ces éléments.

Rassemblez les pièces disponibles :

• Origine de l’engagement : devis accepté, bon de commande, contrat, courriels d’accord et conditions générales acceptées.
• Exécution de la prestation ou livraison : bon de livraison, procès-verbal de réception, compte rendu, relevé d’intervention ou échanges de validation.
• Facturation : facture initiale, preuve de transmission, éventuels avoirs et factures rectificatives.
• Solde restant dû : historique comptable, acomptes, paiements partiels et rapprochement bancaire.
• Échanges avec le client : relances, réponses, contestations et engagements de paiement.

Classez les documents chronologiquement. Tenez un récapitulatif distinguant le montant principal, les règlements reçus, les pénalités et l’indemnité forfaitaire éventuellement dues. Cette présentation évite les demandes contradictoires et facilite un éventuel relais externe.

Engager des relances amiables dans un ordre clair

Il n’existe pas de nombre universel de relances à envoyer avant de formaliser davantage votre demande. La progression doit tenir compte du montant, de l’ancienneté du retard, des réponses reçues et de la situation du client.

Première étape : envoyer une relance factuelle

Adressez un message au contact chargé du règlement, avec la facture en pièce jointe. Mentionnez sa référence, son échéance et le solde restant dû. Demandez une date précise de paiement ou l’explication documentée du blocage.

Évitez les accusations et les formulations vagues. Votre objectif est d’obtenir une réponse exploitable : facture non reçue, validation manquante, contestation ou difficulté de trésorerie.

Deuxième étape : contacter le bon décideur

Si la première relance reste sans effet, contactez le service comptable ou l’interlocuteur habilité à débloquer le règlement. Un appel peut accélérer l’identification du problème, mais il doit être suivi d’un écrit récapitulatif.

Notez le nom de l’interlocuteur, la cause annoncée du retard et l’engagement pris. Une promesse orale sans montant ni échéance ne constitue pas un suivi suffisamment fiable.

Troisième étape : renforcer la demande écrite

En l’absence de paiement ou de réponse satisfaisante, rappelez les démarches déjà effectuées et demandez une régularisation dans un délai clairement indiqué. Présentez séparément le principal et les accessoires de la créance.

Le recouvrement amiable repose sur cette continuité : des demandes cohérentes, des preuves conservées et une intensité adaptée. Multiplier les messages sans analyser les réponses ne résout pas un désaccord de fond.

Adapter la démarche si le client conteste ou demande un délai

Traiter une contestation sur pièces

Demandez au client de préciser les prestations, quantités ou montants contestés et de transmettre ses justificatifs. Comparez ces éléments au contrat et aux preuves d’exécution.

Si une erreur est établie, corrigez-la avec le document comptable approprié. Si vous maintenez votre demande, expliquez pourquoi en vous appuyant sur les pièces. Lorsque seule une partie de la facture est discutée, identifiez le solde non contesté et demandez son règlement, sans présenter le différend comme automatiquement résolu.

Encadrer un échéancier par écrit

Une difficulté de trésorerie peut justifier une négociation, sans effacer la dette. Avant d’accepter un règlement fractionné, appréciez la crédibilité de la proposition et son effet sur votre propre trésorerie.

L’accord écrit doit préciser :

• Les factures concernées et le solde reconnu.
• Le montant et la date de chaque versement.
• Le traitement des pénalités et de l’indemnité forfaitaire.
• Les conséquences convenues en cas d’échéance non respectée.

Vérifiez ensuite chaque encaissement. Une promesse de virement ne doit pas être enregistrée comme un paiement reçu.

Calculer les pénalités et l’indemnité forfaitaire de 40 €

Dans le champ de l’article L441-10 du Code de commerce, les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire, à compter du jour suivant la date de règlement figurant sur la facture.

Les conditions de règlement doivent préciser leur taux et leurs conditions d’application. Sauf disposition contraire valable, le taux correspond à celui appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, selon les modalités légales applicables. Un taux convenu ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal.

Pour établir votre décompte, identifiez le montant restant dû, le taux applicable et la durée du retard. Tenez compte des paiements partiels afin de ne pas calculer des pénalités sur une somme déjà réglée.

Le professionnel en retard de paiement est également redevable de plein droit d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, dans les conditions légales. Elle s’applique par facture concernée, et non par relance. Lorsque les frais exposés dépassent ce montant, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justification : elle ne doit pas être ajoutée arbitrairement.

Si le client fait l’objet d’une procédure collective, faites vérifier les règles particulières avant de poursuivre vos demandes. Certaines règles limitent notamment l’invocation des indemnités de recouvrement.

Formaliser la demande par une mise en demeure

Lorsque les relances restent infructueuses, la mise en demeure permet de présenter une demande formelle de paiement. Elle ne garantit pas le règlement et n’est pas nécessaire au déclenchement des pénalités commerciales prévues par l’article L441-10.

Elle doit identifier clairement :

• Le créancier et l’entreprise débitrice.
• L’obligation de paiement et les factures concernées.
• Le montant principal restant dû.
• Les pénalités et l’indemnité demandées, avec leur fondement.
• Le délai laissé pour régulariser et les modalités de règlement.
• Les suites envisagées si aucun accord ni paiement n’intervient.

Choisissez un mode d’envoi permettant de conserver une preuve de la démarche, notamment une lettre recommandée avec avis de réception. Gardez une copie complète du courrier, de ses annexes et des justificatifs d’envoi et de réception disponibles.

Notre ressource sur la mise en demeure pour facture impayée détaille les éléments à préparer. Évitez d’annoncer des conséquences que vous ne pouvez pas décider vous-même ou que vous n’envisagez pas réellement.

Décider des suites si le recouvrement amiable échoue

Avant toute nouvelle démarche, faites un bilan : le client répond-il ? La dette est-elle contestée ? Un échéancier réaliste reste-t-il possible ? Le dossier démontre-t-il suffisamment l’engagement et l’exécution ?

Un accompagnement externe en recouvrement amiable peut structurer les échanges et rechercher un accord. Vérifiez le périmètre de la prestation, sa rémunération, les informations transmises et les modalités de suivi. Une intervention externe ne garantit pas le paiement.

Si aucun accord crédible n’aboutit, un recours judiciaire peut être évalué avec un avocat. Le choix dépend notamment des preuves, du montant, de la contestation éventuelle, de la juridiction compétente et de la situation du débiteur. Faites également vérifier le délai de prescription : de simples relances ne suffisent pas, en principe, à l’interrompre.

L’objectif est de prendre une décision proportionnée, et non de prolonger indéfiniment des échanges sans résultat.

FAQ : les questions fréquentes sur une facture impayée

Faut-il attendre plusieurs relances avant une mise en demeure ?

Non, aucun nombre universel de relances n’est imposé. Vérifiez toutefois les stipulations contractuelles et adaptez la démarche à la situation.

Peut-on réclamer 40 € après chaque relance ?

Non. L’indemnité forfaitaire concerne chaque facture en retard entrant dans le dispositif légal, pas chaque message envoyé.

Quels justificatifs conserver en priorité ?

Conservez la preuve de la commande, celle de son exécution, la facture, l’historique des paiements et les échanges avec le client. Leur cohérence compte autant que leur nombre.

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