Indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement

Ce qu'est cette indemnité

Lorsqu'une facture entre professionnels n'est pas réglée à l'échéance, le créancier supporte des frais : temps administratif, relances, suivi. Le législateur a prévu une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, distincte des intérêts de retard, qui compense ce coût sans justification détaillée à fournir. Son montant est fixé réglementairement : à la date de mise à jour de cet article, l'article D441-5 du Code de commerce le fixe à 40 €.

Cette indemnité n'est pas une pénalité contractuelle que vous inventez : elle a un fondement légal. C'est précisément ce qui permet de la réclamer sereinement — et ce qui impose de la présenter correctement.

Quand elle est due

Trois conditions se vérifient avant toute mention dans un écrit :

• la relation est entre professionnels, dans le champ du dispositif ;
• l'échéance de paiement est dépassée, donc la somme exigible ;
• la créance elle-même est certaine et liquide, faute de quoi la question de l'indemnité est prématurée.

Si une contestation est ouverte sur le principal, traitez-la d'abord : réclamer une indemnité sur un montant discuté déplace la discussion et affaiblit votre position.

Comment elle se compte

L'indemnité est attachée au retard de paiement, et non au nombre de relances envoyées. Trois e-mails et un courrier pour une même facture n'ouvrent donc pas droit à quatre indemnités. En présence de plusieurs factures échues, le décompte doit être vérifié à la source avant d'être annoncé : c'est un point sur lequel nous préférons vous renvoyer au texte plutôt que d'affirmer une règle de calcul générale.

Articulation avec les intérêts de retard

Les deux dispositifs se cumulent : les intérêts de retard rémunèrent le temps pendant lequel la somme est restée impayée, l'indemnité forfaitaire couvre les frais de recouvrement. Les intérêts se calculent selon le taux prévu par le contrat ou, à défaut, par la loi ; l'indemnité est un forfait.

Dans vos écrits, ne les fusionnez jamais dans un montant global : présentez principal, intérêts et indemnité sur trois lignes distinctes. Voir aussi les délais de paiement.

Comment l'annoncer proprement

Mentionnez les conditions de règlement et les conséquences du retard dans vos conditions générales et sur vos factures. Dans la relance, indiquez la nature de chaque somme, son fondement et son montant. Restez factuel : il s'agit d'un rappel de ce que prévoit le cadre applicable, pas d'une sanction que vous décidez.

Dans Dûment, toute modification du montant réclamé — y compris l'ajout d'accessoires — est soumise à une validation humaine et consignée dans le journal d'audit.

Erreurs fréquentes

1. multiplier l'indemnité par le nombre de relances envoyées ;
2. la réclamer sur une créance contestée ou non encore échue ;
3. l'englober dans un total non ventilé ;
4. l'appliquer à un client particulier, hors du champ du dispositif ;
5. l'ajouter automatiquement sans relecture du dossier.

Pour la formalisation de l'étape suivante, voir la mise en demeure de payer.